El tipo de archivo que Ud. deberá enviar es un archivo tipo ASCII (*.txt, *.dat).

A continuación detallamos los formatos y el orden de los campos en los diferentes formatos para que los empleadores envíen la información que será actualizada dentro del proceso batch:

Importante:
El separador de campos es el punto y coma ( ; )
En los campos valor sueldo utilizar dos decimales Utilice el punto (.) para separación de decimales
Debe existir un solo registro por afiliado
Solo se le permite realizar un envío de cada tipo de archivo por periodo ( mes )
Los campos Año actual, Mes Actual deben corresponder al periodo del envío

1. Archivo para novedades de entrada (Aviso de entrada). También sirve para trabajo por horas.
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como ENT)
• No. de cédula (Actualizada) del empleado afectado (10 dígitos)
• Fecha del ingreso en la empresa (8 dígitos formato YYYYMMDD)
• Fecha registro en el sistema (8 dígitos formato YYYYMMDD) ( * )
• Jornada (1 dígito (codificación ver Anexo))
• Código de seguro social (1 dígito (codificación ver Anexo))
• Código del tipo de empleador (Tomar el código asignado - codificación ver Anexo)
• Relación de trabajo (2 dígitos (codificación ver Anexo)):
• Denominación del cargo (máximo 64 dígitos)
• Código de Actividad Sectorial (13 dígitos (buscar en consulta de sectoriales - ver Anexo))
• Sueldo (máximo 14 dígitos). Para trabajo por horas ingresar el valor de la hora.
• Origen de Pago (1 dígito (codificación ver Anexo))

( * ) Ingrese la fecha desde la cual el sistema debe generar la primera planilla para el empleado.
Si el empleado ingreso a la empresa antes del primer día del mes de registro, debe ingresar la fecha del primer día del mes de registro

1090075744001;0001;2003;03;ENT;1001915212;19950101;20030101;1;R;2;06;Cargo;1608551004148;111.11;P

2. Archivo para novedades de salida (Aviso de salida)
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como SAL)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Fecha de salida (8 dígitos formato YYYYMMDD)
• Causa (1 dígito (codificación ver Anexo) )
• Fecha de fallecimiento (8 dígitos formato YYYYMMDD (si la causa es diferente a Muerte del trabajador l lene este campo con ceros)).

1090075744001;0001;2003;03;SAL;1001915212;20030131;A;00000000

3. Archivo para novedades de modificación de sueldo (Aviso de nuevo sueldo)
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como MSU)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Nuevo sueldo (14 dígitos)

1090075744001;0001;2003;03;MSU;1001915212;222.22

4. Archivo para Novedades de Variación de Sueldo (Aviso de variación de sueldo por extras)
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como INS)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Valores Extras (máximo 14 dígitos)
• Causa. (1 dígito (codificación ver Anexo) )

1090075744001;0001;2003;03;INS;1001915212;12.34;X

5. Archivo para Fondos de Reserva (Planilla de fondos de Reserva)
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY) Año inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Mes actual (2 dígitos formato MM) Mes inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Tipo de movimiento (prefijado como PFR)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Valores sueldo total (máximo 14 dígitos)
• Periodo del cual se cancela los fondos de reserva. (YYYY-MM A YYYY-MM) (total 17 lugares entre dígitos, líneas y espacio)
• Número de meses laborados (2 dígitos)

0160010070001;0001;2002;07;PFR;0102981931;105.2;2002-07 A 2003-06;12

6. Archivo para Fondos de Reserva Mensual (Planilla de Fondos de Reserva Mensual) Nuevo
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY) Año inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Mes actual (2 dígitos formato MM) Mes inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Tipo de movimiento (prefijadoco PFM)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Valores sueldo total (máximo 14 dígitos)
• Periodo del cual se cancela los fondos de reserva. (YYYY-MM A YYYY-MM) (total 17 lugares entre dígitos, líneas y espacio)
• Número de meses laborados (2 dígitos)
• Tipo de Periodo (1 dígito). G (Mensual Privado y Público)

0160010070001;0001;2009;07;PFM;0102981931;105.2;2009-07 A 2009-07;01;G

7. Ajustes de Fondos de Reserva Públicos con fecha de aprobación del presupuesto (MEF)
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY) Año inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Mes actual (2 dígitos formato MM) Mes inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Tipo de movimiento (prefijado como PPF)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Valores sueldo total (máximo 14 dígitos)
• Periodo del cual se cancela los fondos de reserva . (YYYY-MM A YYYY-MM)(total 17 lugares entre dígitos, lineas y espacio)
• Número de meses laborados (2 dígitos)
• Fecha aprobación Ministerio (YYYY-MM-DD)
• Número Oficio aprobado (máximo 19 caracteres)
• Tipo de Periodo (1 dígito). P(Anual Privado), A (Anual Público), M (Mensual-Cesantes), G (Mensual General)
• RUC anterior [Opcional en caso de tener cambio de RUC determinado por el MEF]

Ejemplo Anual:

0160010070001;0001;2002;01;PPF;0102981931;105.2;2002-01 A 2002-12;12;2008-10-04;#OFI. 0000000001574;A

Ejemplo Mensual:

0160010070001;0001;2002;07;PPF;0102981931;105.2;2002-07 A 2002-07;01;2008-10-04;#OFI. 0000000001575;G

8. Ajustes de Fondos de Reserva Públicos y Privados Normales Anuales y Mensuales
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY) Año inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Mes actual (2 dígitos formato MM) Mes inicial del periodo de la planilla de fondos de reserva
• Tipo de movimiento (prefijado como PFN)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Valores sueldo total (máximo 14 dígitos)
• Periodo del cual se cancela los fondos de reserva (YYYY-MM A YYYY-MM). (total 17 lugares entre dígitos, líneas y espacio)
• Número de meses laborados (2 dígitos)
• Tipo de Periodo (1 dígito). P(Anual Privado), A (Anual Público), M (Mensual-Cesantes), G (Mensual General)
• RUC anterior [Opcional en caso de tener cambio de RUC determinado por el MEF]

Ejemplo Públicos Anual:

0160010070001;0001;2002;01;PFN;0102981931;105.2;2002-01 A 2002-12;12;A

Ejemplo Privados Anual:

0160010070001;0001;2002;07;PFN;0102981931;105.2;2002-07 A 2003-06;12;P

Ejemplo Mensual General:

0160010070001;0001;2009;07;PFN;0102981931;105.2;2009-07 A 2009-07;01;G

11. Archivo para novedades de Retroactivos y Diferencias
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como PRA)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
• Fecha de Suscripción / Fecha de Contrato Colectivo (8 dígitos formato YYYYMMDD)
• Valor de Incremento (máximo 14 dígitos)

1090075744001;0001;2003;03;PRA;1001915212;20030415;333.33

12. Aviso Intermediados y/o Tercerizados.
• RUC de la empresa (13 dígitos)
• Código de la sucursal (4 dígitos)
• Año actual (4 dígitos formato YYYY)
• Mes actual (2 dígitos formato MM)
• Tipo de movimiento (prefijado como RRT)
• Cédula (Actualizada) de identidad del afiliado afectado (10 dígitos)
( * ) El tipo de movimiento RRT cambia al empleado con Relación de trabajo 06 a la Relación de Trabajo 53 (TRABAJADOR INTERMEDIADO Y/O TERCERIZADO)

1090075744001;0001;2007;04;RRT;1001915212